Декларация о соответствии продукции — официальный документ, в котором продавец (изготовитель, исполнитель) удостоверяет, что товар, который он продаёт (или поставляет), отвечает всем требованиям установленных стандартов.
Декларация соответствия может быть принята по отношению к той продукции, которая включена в перечень подлежащей обязательному подтверждению. Это касается следующих видов товара: косметика, парфюмерия, одежда, обувь для взрослых, бытовая мебель (кроме детской), разлитая в емкости питьевая вода, посуда, некоторые виды ручных инструментов, товары бытовой химии, культурно-бытового назначения, пищевой промышленности и др.

В качестве документов, которые являются основанием для её принятия изготовителем (исполнителем, продавцом), могут использоваться:
• протоколы испытаний продукта, которые проводятся аккредитованными лабораториями;
• протоколы испытаний или сертификаты сырья, материалов, комплектующих изделий;
• документация, являющаяся обязательной для данного товара и выданная уполномоченными на это органами (ветеринарные свидетельства, гигиенические заключения и др.);
• сертификаты на систему производства или качества;
• другая документация, подтверждающая установленные нормы продукта.

Оформление декларации соответствия возможно лишь на отечественного производителя или импортера согласно статье 24 ФЗ «О ТЕХНИЧЕСКОМ РЕГУЛИРОВАНИИ». Если какой - либо продукт подлежит декларированию, а его производителем и заявителем является иностранная фирма, оформление декларации соответствия проводится только на компанию-импортера. Для ввоза и реализации определённого товара, подлежащего декларированию на территории РФ, импортеру необходимо зарегистрироваться на свою компанию. Оформление декларации соответствия требованиям основных нормативных документов производится как для таможенного сопровождения, так и для реализации указанного товара.

Для получения декларации соответствия в качестве заявителя имеют право выступать:
• физические или юридические лица, а также индивидуальные предприниматели, прошедшие регистрацию на территории России;
• отечественные производители товара или его продавцы;
• российские представители иностранных фирм, которые наделены соответствующими полномочиями, действуют на договорных обязательствах и несут ответственность за то, что поставляемый продукт полностью отвечает нормативным требованиям.
Декларация соответствия имеет разные виды оформления:
• на контракт, когда в ней указывается номер контракта по ввозимой продукции;
• на производителя, когда она оформляется на доверенного лица (в качестве российской компании), представляющего интересы производителя.
В случае введения новых нормативов или изменения технических регламентов, декларация о соответствии продукции подлежит переоформлению.
Подкреплённая сопутствующими документами, она может быть направлена на регистрацию лишь в один сертификационный орган по выбору изготовителя. Регистрация декларации о соответствии товара либо производится после проверки документов, либо данный орган указывает изготовителю о необходимости устранения каких – либо выявленных несоответствий установленным требованиям.
Регистрация декларации о соответствии товара подтверждает его основные характеристики, отмеченные в документе. Наличие этого документа помогает повысить спрос на продукт и его конкурентоспособность на рынке.

Регистрация декларации о соответствии проводится путем присвоения ей регистрационного номера, который содержит идентификационный код органа, проводящего сертификацию, а также её порядковый номер по реестру.
Декларация о соответствии продукции, принятая и зарегистрированная в установленном порядке, имеет юридическую силу, равно как и добровольный сертификат соответствия. У изготовителя (исполнителя, продавца) она должна храниться не менее 3 лет после окончания срока ее действия. Фактически, это две формы подтверждения соответствия продукта принятым и установленным требованиям стандарта качества. Процедура декларирования, кроме различных бланков, на которых оформляются данные документы, ничем не отличается от процедуры сертификации. Этапы же подтверждения качества вовсе одинаковые: вначале – проведение лабораторных испытаний, а затем оформление.

В случае реорганизации или ликвидации юридического лица, утери возможности регистрации индивидуального предпринимателя, зарегистрированный в установленном порядке документ действителен для ранее изготовленной продукции (для её поставки и продажи) в течение необходимого срока годности по законодательству РФ.
При невыполнении основных положений, предусмотренных данной декларации, изготовитель (исполнитель, продавец) несет ответственность, установленную законодательством РФ.